Kas ir memorands? Definīcija un piemēri

Memorands, plašāk pazīstams kā piezīme, ir īsziņa vai ieraksts, ko izmanto iekšējai lietošanai komunikācija biznesā. Kad iekšējā rakstiskā saziņa bija primārā forma, memorandu izmantošana ir samazinājusies kopš e-pasts un citi elektroniskās ziņojumapmaiņas veidi; tomēr spēja uzrakstīt skaidras piezīmes noteikti var noderēt, rakstot uzņēmuma iekšējos e-pastus, jo tie bieži kalpo vienam un tam pašam mērķim.

Piezīmes var izmantot, lai ātri sazinātos ar plašu auditoriju ar kaut ko īsu, bet svarīgu, piemēram, procesuālu izmaiņas, cenu pieaugums, politikas papildinājumi, sanāksmju grafiki, atgādinājumi komandām vai līguma noteikumu kopsavilkumi par piemērs.

Komunikāciju stratēģe Barbara Digga-Brauna saka, ka efektīvs paziņojums ir "īss, kodolīgi, augsti organizēts un nekad nenokavē. Tam vajadzētu paredzēt un atbildēt uz visiem jautājumiem, kas varētu rasties lasītājam. Tas nekad nesniedz nevajadzīgu vai mulsinošu informāciju. "

Esiet skaidrs, koncentrējieties, īsi, bet pilnīgi. Uzņemieties profesionālu skaņu un uzrakstiet tā, it kā pasaule to varētu lasīt, tas ir, neiekļaujiet nekādu informāciju tas ir pārāk jutīgs, lai visi to redzētu, it īpaši šajā laikposmā, kad kopēšanas un ielīmēšanas vai “noklikšķiniet un noklikšķiniet uz” uz priekšu. "

Sāciet ar pamatiem: kam raksts ir adresēts, datums un tēmas rinda. Sāciet piezīmes pamattekstu ar skaidru mērķi, norādiet to, kas jums jāzina lasītājiem, un vajadzības gadījumā noslēdziet ar to, kas jums jādara lasītājiem. Atcerieties, ka darbinieki, saņemot piezīmi, var vienkārši to nolaist, tāpēc izmantojiet īsus rindkopas, apakšvirsrakstus un, kur varat, izmantojiet sarakstus. Tie ir acs "ieejas punkti", lai lasītājs varētu viegli atsaukties uz memoranda daļu, kas viņam nepieciešama.

Neaizmirsti to darīt korektūra. Skaļa lasīšana var palīdzēt atrast nomestus vārdus, atkārtojumus un neērtus teikumus.

Šeit ir izdomāta izdevējuzņēmuma iekšējās piezīmes paraugs, kurā darbinieki tiek informēti par gaidāmajām grafika izmaiņām Pateicības svētku dēļ. Ražošana varēja nosūtīt arī atsevišķus atgādinājumus atsevišķām nodaļām, it īpaši, ja būtu sīkāka informācija, kas nepieciešama katrai nodaļai un kas neattiecas uz pārējiem departamentiem.

Kam: Visiem darbiniekiem

No: E.J. Smits, ražošanas vadītājs

Datums: 2018. gada 1. novembris

Temats: Pateicības dienas drukas grafika maiņa

Iestudējums visiem atgādina, ka Pateicības svētki ietekmēs mūsu drukāšanas termiņus šomēnes. Visām drukātajām lappusēm, kuras nedēļas laikā ceturtdien vai piektdien parasti iziet printerī, izmantojot UPS, būs jāiziet līdz 15:00 trešdien, 21. novembrī.

Reklāmas pārdošanas un redakcijas nodaļas

• Pārliecinieties, ka visi, kas jums nosūta tekstu vai attēlus publicēšanai, 19. nedēļā nebūs atvaļinājumā. Iepriekš iestatiet termiņus jebkam, kas nāk no ārpuses.
• Lūdzu, ņemiet vērā, ka iekšējiem fotogrāfiem un grafiskajiem dizaineriem būs vairāk darba un mazāk laika to darīt, tāpēc, lūdzu, novirziet savu darbu uz atbilstošo nodaļu agrāk nekā parasti.
• Lūdzu, nesūtiet "skriešanās" darbu vēlāk kā 16. novembrī. Visi nepieciešamie īsā apgrozījuma priekšmeti Pateicības nedēļas nedēļu nevar garantēt, ka tā tiks pabeigta līdz iepriekšējiem termiņiem, un pirms norīkošanas tai jānoiet caur plānotāja galdu. Esiet drīz tā vietā.

Fotografēšanas un grafikas nodaļas

• Visi mākslas nodaļa novembrī būs atļauts likt virsstundas, ja tas būs nepieciešams, lai risinātu problēmu ar svētku sezonas sākumu un agrākajiem termiņiem.

Jau iepriekš pateicamies visiem, par jūsu palīdzību materiālu sagādē pēc iespējas ātrāk un par rūpēm ražošanas nodaļas darbiniekiem.

Šis ir izdomāts piezīme, lai izveidotu tikšanos ar komandas dalībniekiem, kuri atgriežas no izstādes.

Kam: Trade Show komanda

No: C.C. Džounss, mārketinga vadītājs

Datums: 2018. gada 10. jūlijs

Temats: Tirdzniecības izstādes atgriešanās sanāksme

Pēc atgriešanās darbā piektdien, 20. jūlijā, no izstādes, plānojam pusdienlaika sanāksmi austrumu spārnu sanāksmju telpā, lai pārdomātu, kā noritēja izstāde. Plānojam apspriest to, kas darbojās labi un kas ne, piemēram:

• Apmeklēto dienu skaits
• Piedāvāto mārketinga materiālu daudzums un veidi
• Kabīnes displeji
• Kā dāvanas tika saņemtas
• Kabīnes atrašanās vieta un satiksme dažādos dienas laikos
• Kas izraisīja interesi par garāmgājējiem
• Kabīnes personāla līmenis

Es zinu, ka, atgriežoties no izstādes, jums ir miljons lietu, kas jāturpina, tāpēc mēs sarīkosim sanāksmi līdz 90 minūtēm vai mazāk. Lūdzu, sagatavojieties ar atsauksmēm un konstruktīvu kritiku par izrādes mārketinga aspektiem. Esošās klientu atsauksmes un jaunie klienti tiek apskatīti atsevišķā sanāksmē ar produktu un pārdošanas komandām. Paldies par darbu izstādē.

Diggs-Brauns, Barbara. PR stila ceļvedis. Trešais izdevums, Cengage Learning, 2012.