Oficiālās angļu vēstules ātri tiek aizstāti ar e-pasts. Tomēr apgūto formālo vēstuļu struktūru joprojām var izmantot biznesa e-pastos un citos oficiāli e-pasti. Izpildiet šos struktūras padomus, lai rakstītu efektīvas oficiālas biznesa vēstules un e-pastus.
Katras rindkopas mērķis
Pirmā rindkopa: Formāla pirmā daļa vēstules jāiekļauj ievads vēstules mērķim. Parasti ir pateikties kādam vai iepazīstināt ar sevi.
Cienījamais Anders kungs!
Paldies, ka veltījāt laiku, lai pagājušajā nedēļā tiktos ar mani. Es vēlētos sekot līdzi mūsu sarunai un uzdot dažus jautājumus jums.
Ķermeņa rindkopas: Otrajā un turpmākajos punktos būtu jāsniedz galvenā vēstules informācija, un tiem jābalstās uz galveno mērķi vēstulē ievaddaļa, pirmā daļa.
Mūsu projekts virzās uz priekšu, kā paredzēts. Mēs vēlētos izveidot personāla apmācības programmu jaunajās vietās. Šajā nolūkā mēs esam nolēmuši iznomāt telpas vietējā biznesa izstāžu centrā. Jaunus darbiniekus trīs dienas apmācīs mūsu personāla eksperti. Tādā veidā mēs varēsim apmierināt pieprasījumu no pirmās dienas.
Pēdējais punkts: Pēdējā rindkopā īsumā jāapkopo oficiālās vēstules nodoms un jābeidzas ar dažiem aicinājumiem uz rīcību.
Paldies, ka apsvērāt manus priekšlikumus. Es ceru uz iespēju šo jautājumu apspriest tālāk.
Sīkāka informācija par vēstuli
Atvērts ar oficiālas adreses izpausmi, piemēram:
Cienījamais kungs, kundze (kundze, Miss) - ja jūs zināt tās personas vārdu, kurai rakstāt. Izmantojiet Godātais kungs / kundze! ja nezināt tās personas vārdu, kurai rakstāt, vai Kam tas varētu uztraukties
Vienmēr izmantojiet jaunkundze sievietēm, ja vien jūs īpaši nelūdzat lietot Kundze vai Garām.
Jūsu vēstules sākums
Vispirms norādiet rakstīšanas iemeslu. Ja jūs sākat saraksti ar kādu personu par kaut ko vai lūdzat informāciju, sāciet, norādot iemeslu rakstīšanai:
- Es rakstu, lai jūs informētu par ...
- Es rakstu, lai jautātu / interesētos par ...
- Es rakstu, lai jautātu par informāciju mazajiem uzņēmumiem.
- Es rakstu, lai jūs informētu, ka mēs vēl neesam saņēmuši samaksu par ...
Bieži tiek rakstītas oficiālas vēstules, lai izteiktu pateicību. Īpaši tas attiecas uz rakstīšanu, atbildot uz kāda veida pieprasījumu, vai rakstot uz izteikt atzinību par darba interviju, norādi vai citu profesionālu palīdzību saņemts.
Šeit ir dažas noderīgas pateicības frāzes:
- Paldies par vēstuli (datums), kurā jautājat par ...
- Mēs vēlamies pateikties jums par jūsu (datums) vēstuli ar lūgumu / informācijas pieprasīšana par ...
- Atbildot uz jūsu vēstuli (datums), mēs vēlamies pateikties jums par jūsu interesi ...
Piemēri:
- Es vēlos pateikties jums par jūsu 22. janvāra vēstuli, kurā pieprasīta informācija par mūsu jauno zāles pļāvēju līniju.
- Atbildot uz jūsu 1997. gada 23. oktobra vēstuli, mēs vēlamies pateikties jums par jūsu interesi par mūsu jauno produktu līniju.
Lūdzot palīdzību, izmantojiet šādas frāzes:
- Es būtu pateicīgs, ja jūs varētu + darbības vārds
- Vai jūs domājat + darbības vārds + ing
- Vai būtu par daudz prasīt, lai ...
Piemēri:
- Es būtu pateicīgs, ja jūs varētu man atsūtīt brošūru.
- Vai jūs domājat, ka nākamās nedēļas laikā man piezvanīsit?
- Vai būtu par daudz prasīt, lai mūsu maksājums tiek atlikts uz divām nedēļām?
Piedāvājot palīdzību, tiek izmantotas šādas frāzes:
- Es labprāt + verb
- Mēs būtu priecīgi + vārdu
Piemēri:
- Es labprāt atbildētu uz visiem jūsu jautājumiem.
- Mēs labprāt jums palīdzētu atrast jaunu atrašanās vietu.
Dokumentu pievienošana
Dažās oficiālajās vēstulēs jums būs jāiekļauj dokumenti vai cita informācija. Izmantojiet šīs frāzes, lai pievērstu uzmanību visiem pievienotajiem dokumentiem, kurus jūs, iespējams, esat iekļāvis.
- Slēgts, lūdzu, atrodiet + lietvārdu
- Slēgtā jūs atradīsit... + lietvārds
- Mēs pievienojam... + lietvārds
Piemēri:
- Pielikumā jūs atradīsit mūsu brošūras kopiju.
- Pielikumā, lūdzu, atrodiet mūsu brošūras kopiju.
- Mēs pievienojam brošūru.
Piezīme: ja jūs rakstāt oficiālu e-pastu, izmantojiet fāzi: Pievienots, lūdzu, atrodiet / Pievienots, jūs atradīsit.
Noslēguma piezīmes
Vienmēr pabeidziet oficiālu vēstuli ar kādu aicinājumu uz rīcību vai atsauci uz vēlamo rezultātu. Dažas no iespējām ietver:
Nodošana uz nākamo sanāksmi:
- Es ļoti gaidu tevi
- Es ceru uz tikšanos nākamajā nedēļā.
Tālākās palīdzības piedāvājums
- Ja jums ir kādi jautājumi par šo jautājumu, nevilcinieties sazināties ar mani.
- Ja jums nepieciešama papildu palīdzība, lūdzu, sazinieties ar mani.
Formāla izrakstīšanās
Parakstiet vēstuli ar vienu no šīm frāzēm:
- Ar cieņu,
- Ar cieņu,
Mazāk formāls
- Ar laba vēlējumiem.
- Ar laba vēlējumiem.
Pārliecinieties, ka parakstīsit savu vēstuli ar roku, kam seko jūsu uzrakstītais vārds.
Bloķēt formātu
Formālas vēstules, kas rakstītas bloka formātā, visu ievieto lapas kreisajā pusē. Novietojiet savu adresi vai sava uzņēmuma adresi burta augšdaļā pa kreisi (vai izmantojiet sava uzņēmuma adresi) vēstules), kam seko tās personas un / vai uzņēmuma adrese, kurai rakstāt, un tas viss ir ievietots kreisajā pusē lapu. Nospiediet taustiņu atgriezties vairākas reizes un izmantojiet datumu.
Standarta formāts
Oficiālās vēstulēs, kas rakstītas standarta formātā, vēstules augšpusē labajā pusē novietojiet savu vai uzņēmuma adresi. Lapas kreisajā pusē ievietojiet tās personas un / vai uzņēmuma adresi, kuru rakstāt. Novietojiet datumu lapas labajā pusē, saskaņojot ar jūsu adresi.