Prasības vēstule a pārliecinošsvēstule ko klients nosūta uzņēmumam vai aģentūrai, lai identificētu produkta vai pakalpojuma problēmu, un to var dēvēt arī par sūdzības vēstuli.
Parasti atver (un dažreiz aizver) prasības vēstuli ar korekcijas pieprasījumu, piemēram, naudas atmaksu, nomaiņa vai atlīdzība par zaudējumiem, lai arī sirsnīgs ievada punkts par darījumu vai produktu dod priekšroku.
Kā metode biznesa rakstīšana, prasību vēstules tiek nosūtītas kā juridiski saistošs saziņas veids, ko var izmantot par pierādījumu, ja prasību iesniedz tiesā. Vairumā gadījumu tiesas sēdes nav vajadzīgas, jo saņēmējs parasti sagatavo atbildi atbildes formā korekcijas vēstule, kas nokārto prasību.
Prasības vēstules galvenie elementi
Lielākā daļa biznesa profesionāļu un zinātnieku ir vienisprātis, ka pamata prasības vēstulē jāietver četri galvenie elementi: skaidrs sūdzības skaidrojums, skaidrojums to, kādas nesaskaņas tas ir izraisījis, vai zaudējumus, kas tai radušies, aicinājumu uz godīgumu un taisnīgumu un paziņojumu par to, ko jūs uzskatāt par taisnīgu pielāgošanos atgriezties.
Skaidrības precizitātei ir galvenā nozīme, lai prasība tiktu nokārtota ātri un efektīvi, tāpēc pretenzijas iesniedzējam būtu jāsniedz tik daudz informācijas par prasības trūkumu produkts vai saņemtā pakalpojuma kļūda, ieskaitot datumu un laiku, summa ir izmaksas un kvīts vai pasūtījuma numurs, kā arī jebkura cita informācija, kas palīdz precīzi noteikt, kas notika nepareizi.
Neērtības, ko šī vaina ir radījusi, un aicinājums lasītāja cilvēcībai un līdzjūtība ir vienlīdz svarīgi, lai panāktu, ka rakstnieks vēlas, no prasības. Tas lasītājam motivē rīkoties pēc rakstnieka pieprasījuma nekavējoties, lai labotu situāciju un saglabātu klientu kā klientu.
Kā R.C. Krišna Mohans “Lietišķās sarakstes un ziņojumu sastādīšanā” raksta, ka, lai “nodrošinātu tūlītēju un Ja atbilde ir apmierinoša, par to atbildīgās vienības vai nodaļas vadītājam parasti tiek rakstīta prasības vēstule kļūda. "
Padomi efektīvai vēstulei
Lai saglabātu pieprasījuma profesionalitāti, vēstules tonim vajadzētu būt vismaz tikpat lielam, ja ne biznesa formāls. Turklāt rakstniekam vajadzētu aizpildīt sūdzību ar pieņēmumu, ka pieprasījums tiks apmierināts pēc tā saņemšanas.
L. Sjū Bafs, Maridels Fryārs un Deivids A. Tomass raksta “Kā uzrakstīt pirmās klases biznesa saraksti”, ka jums “vajadzētu precīzi un taktiski iesniegt prasību”. un ka vislabāk ir "izvairīties no draudiem, apsūdzībām vai aizsegtiem mājieniem par to, ko jūs darīsit, ja lieta netiks atrisināta nekavējoties. "
Laipnība klientu apkalpošanas pasaulē iet tālu, tāpēc labāk ir atsaukties uz saņēmēja cilvēcību norādot, kā problēma ir skārusi jūs personīgi, nevis draudot boikotēt uzņēmumu vai apmelot to vārds. Notiek negadījumi un tiek pieļautas kļūdas - nav iemesla būt necilvēcīgam.