Uzņēmuma kredītkaršu skaidrojums: grāmatvedības politika

Grāmatvedības politikas uzņēmuma kredītkaršu sadaļa ir sadaļa, kurā jūs definējat, kam ir uzņēmuma kredītkartes, un atbildību par radušajām maksām. Zemāk ir šīs procedūras sadaļas paraugs, kuru var pielāgot jūsu situācijai.

Darbiniekiem var dot piekļuvi uzņēmuma kredītkartēm, ja viņu darba raksturs to prasa. Uzņēmuma kredītkartes var izmantot tikai uzņēmējdarbības izdevumiem, un tās nedrīkst izmantot personīga rakstura izdevumiem. Uzņēmējdarbības izdevumu un atskaitījumu piemēri var būt mājas biroja izmaksas, auto izdevumi, izglītība un daudz kas cits.

Politikas un procedūras paziņojuma vispārīgais mērķis ir nodrošināt, ka uzņēmuma kredītkartes tiek izmantotas atbilstošiem mērķiem un ka ikdienas lietošanai tiek ieviestas atbilstošas ​​kontroles. Uzņēmuma kredītkaršu politika attiecas uz visiem darbiniekiem, kuri uztur kredītkarti uzņēmuma lietošanai, un viņu vadītājiem.

Atbildība saskaņā ar uzņēmuma kredītkaršu politiku ir atšķirīga atkarībā no personas lomas. Piemēram, indivīdiem ir atšķirīga atbildība nekā operāciju vadītājiem un uzraugiem.

• Privātpersonas holdinga uzņēmuma kredītkartes ir atbildīgas par:
  • Karšu izmantošana tikai paredzētajiem mērķiem
  • Kvītu saglabāšana un skaidrojumu sniegšana par visiem uzņēmuma kredītkaršu darījumiem
  • Kredītkartes rēķinu autorizācijas iegūšana
• Darbības vadītāji / uzraugi ir atbildīgas par:
  • Uzņēmuma kredītkaršu izmantošanas ierobežošana tikai tiem darbiniekiem, kuriem nepieciešama karte uzņēmuma darbībai
  • Savlaicīgi pārskata un apstiprina kredītkaršu rēķinus, ko izmantojuši darbinieki, lai izvairītos no novēlotas maksāšanas
  • Kredīta vai darījuma līmeņa ierobežojumu identificēšana un pieprasīšana, kas nepieciešami atsevišķām kartēm
• An grāmatvedības nodaļa ir atbildīgs par:
  • Pārliecinieties, ka visi kredītkaršu darījumi ir pareizi autorizēti
  • Maksājumu par kredītkaršu rēķiniem savlaicīga apstrāde, lai izvairītos no novēlotiem maksājumiem
  • Kredīta vai darījuma līmeņa limitu organizēšana atsevišķām kartēm

Uzņēmuma kredītkaršu politikā var būt daži vispārīgi noteikumi, kas jums jāzina. Šeit ir četri izplatīti termini un frāzes:

• Vispārējā kredītkarte: Kredītkarte, ko var izmantot vairākās iestādēs, piemēram, VISA, American Express vai MasterCard.
• Piegādātāja kredītkarte: Kredītkarte, kuru var izmantot tikai pie noteikta piegādātāja, piemēram, gāzes uzņēmuma vai biroja preču piegādes uzņēmuma.
• Kredīta limits: Kopējā summa, ko var iekasēt no kredītkartes, pirms kredītkaršu uzņēmums atsakās no darījumiem.
• Darījuma līmeņa ierobežojums: Jebkura atsevišķa darījuma kopējā vērtība, ko var iekasēt no kartes, vai darījuma veids, ko var iekasēt no kartes. Piemēram, daži gāzes uzņēmumi atļaus “tikai gāzes” kartes, kas liedz kredītu citiem dažādiem pirkumiem degvielas uzpildes stacijā.

Darbiniekiem, kuri biznesa kredītiem izmanto kredītkartes, jāievēro uzņēmuma noteiktā procedūra. Parasti uzņēmuma politikā tiek noteikti šādi noteikumi:

• Kredītkartes jāizmanto tikai uzņēmuma vajadzībām. Ja piegādātājs to spēj, kartes vai darījumi tiek kodēti atsevišķiem darbiniekiem lielākām iespējām rēķinu sastādīšanas laikā.
• Darbiniekiem ir jāsaglabā un sākotnējās kvītis, un katras kvīts aizmugurē jānorāda izdevumu mērķis.
• Uzņēmuma kredītkaršu izmantošana jebkura veida personīga rakstura izdevumiem var izraisīt disciplināro sodu līdz atlaišanai ieskaitot. Tā rezultātā izdevumus var atskaitīt no nākamās darbinieka algas pārbaudes.

Līdztekus šādai uzņēmuma kredītkartes procedūrai darbiniekiem ir jāievēro arī noteikumu kopums attiecībā uz rēķiniem, autorizācijām un maksājumiem. Lai gan katrs uzņēmums izstrādā savu unikālo politiku, šis ir piemērs tam, ko jūs parasti varat sagaidīt:

• Darbinieks iesniedz atbilstošās kvītis kopā ar izdevumu pārskatu (ko bieži sauc par kredītu) kartes izdevumu pārskats) attiecīgajam kredītrīkotājam vai vadītājam nedēļas laikā pēc izdevumi. Faksimils vai ieskenēti dokumenti ir pieņemami, ja darbinieks dodas ceļojumā un neatgriezīsies birojā lai ievērotu vienas nedēļas termiņu, ar nosacījumu, ka kvīšu oriģināli tiek uzrādīti pēc atgriešanās no plkst ceļot.
• Maksa par priekšmetiem, ja kvīts ir bijusi nepareizi novietota, ir jāpaskaidro kredītrīkotājam, kam jāuzsāk īpašā maksa un blakus tai jānorāda “trūkst kvīts”.
• Atbildīgais uzraudzītājs vai vadītājs apstiprinās, ka maksas ir pamatotas un piemērotas pirms autorizējat rēķinu apmaksai, atzīmējot “Labi samaksāt” un parakstot rēķina pamattekstu rēķins.
• Apstiprināto rēķinu nosūta attiecīgajam grāmatvedības nodaļa par samaksu.
• grāmatvedības nodaļa pārbauda autorizāciju un ieplāno rēķinu samaksai saskaņā ar kredītkartes līguma noteikumiem un tā, lai izvairītos no nevajadzīgas maksājuma kavējuma.

Pieņemot uzņēmuma kredītkarti, darbinieki parasti to paraksta un datē ar paziņojumu par politikas un procedūras līgumu. Parasti līgumā ir ietverta iepriekš sniegtā informācija, un parakstīšanas laikā tas var pieprasīt jūsu kartes numuru un derīguma termiņu. Šis ir piemērs tam, ko atradīsit veidlapas beigās:

Esmu lasījis un sapratis [uzņēmuma nosaukuma] paziņojumu par politiku un procedūru korporatīvās vispārējās kredītkartes saņemšanai. Izmantojot šo veidlapu, es atļauju [uzņēmuma nosaukums] ieturēt (atskaitīt) no manas algas čeka personīgās mantas, neatļauti izdevumi un nedeklarētie izdevumi, kas man radušies, izmantojot manu vispārējo kredītkarti.