Iekš komunikācijas process, “uztvērējs” ir klausītājs, lasītājs vai novērotājs, tas ir, indivīds (vai personu grupa), uz kuru tiek vērsts ziņojums. Uztvērēju sauc arī par “auditorija"vai dekodētājs.
Personu, kas komunikācijas procesā ierosina ziņojumu, sauc par “sūtītājs"Vienkārši sakot," efektīvs "ziņojums ir tāds, kas tiek saņemts tādā veidā, kā to paredzējis sūtītājs. Problēmas var rasties abos galos, kas neļauj paredzētajam ziņojumam nokļūt uztvērējā.
Ziņojums un iespējamās problēmas
Piemēram, Paige mutiski uzdod Bilam jautājumu. Ziņa ceļo pa gaisu, “kanālu”, līdz Bila ausīm. Viņš atbild. Sūtītājs ir Paige, jautājums ir ziņojums, bet Bils ir saņēmējs un sniedz Paige atsauksmes, atbildot uz jautājumu.
Pastāv daudzveidīgas jomas un veidi, kur varētu rasties problēmas pat šajā īsajā apmaiņā. Ja Paige čukst, Bils, iespējams, to nedzird. Varbūt viņš dzird tikai daļu no tā un atbild uz jautājumu, kas faktiski netika uzdots, un tāpēc Paige ir apjukusi. Varbūt ir fona troksnis vai jautājums nav skaidrs. Ja Bils kaut ko apjucis un nepievērš uzmanību, viņš varētu palaist garām dažus vārdus un atbildēt neatbilstoši - pretējā gadījumā viņam var pietrūkt jautājuma tā, lai būtu jāsāk apmaiņa atkal. Ja viņš neskatās uz Paige, kad viņa uzdod jautājumu, viņš nokavētu jebkuru ķermeņa valodu, kas nodrošinātu jautājuma zemtekstu.
Ja Paige nosūta Bilu pa e-pastu vai īsziņu, var rasties problēmas, jo Bila rīcībā nav Paige ķermeņa valodas vai balss toņa, ko varētu interpretēt, kas varētu pievienot ziņai informāciju. Automātiski labots, iespējams, ir ievietojis kļūdas tekstā, vai trūkstoša jautājuma zīme var likt jautājumam šķist kā paziņojums.
Tie visi ir efektīvas komunikācijas šķēršļi. Efektivitātes pakāpi nosaka tas, cik lielu daļu ziņojuma uztver saņēmējs.
Ziņas dekodēšana
Grāmatas “Biznesa komunikācija” autori Karols M. Lehmans un Debijs D. DuFrene to izkārto šādi:
"Saņēmēja uzdevums ir interpretēt sūtītāja ziņojumu - gan verbālu, gan neverbālu - ar pēc iespējas mazākiem traucējumiem. Ziņojuma interpretācijas process ir pazīstams kā dekodēšana. Jo vārdi un neverbālie signāli dažādiem cilvēkiem ir atšķirīga nozīme, šajā komunikācijas procesa brīdī var rasties neskaitāmas problēmas:
"Sūtītājs neadekvāti kodē oriģinālo ziņojumu ar vārdiem, kas neatrodas saņēmēja vārdnīcā; neviennozīmīgas, nespecifiskas idejas; vai neverbālie signāli, kas novērš uzmanību no uztvērēja vai ir pretrunā ar verbālo ziņojumu.
- Saņēmēju iebiedē sūtītāja pozīcija vai pilnvaras, kā rezultātā rodas spriedze, kas neļauj efektīvi koncentrēties ziņojumam, un netiek prasīti vajadzīgie paskaidrojumi.
- Uztvērējs šo tēmu uzskata par pārāk garlaicīgu vai grūti saprotamu, un nemēģina saprast ziņojumu.
- Uztvērējs ir tuvs un nepieņem jaunus un atšķirīgus priekšstatus.
"Tā kā katrā komunikācijas procesa posmā ir iespējams bezgalīgs sadalījumu skaits, patiešām ir brīnums, ka kādreiz notiek efektīva komunikācija."
Pat vide vai uztvērēja emocionālais stāvoklis var ietekmēt ziņojuma dekodēšanu, piemēram, uzmanības novēršana telpa, saņēmēja diskomforts vai stress vai satraukums, kas ļauj uztvērējam ievietot zemtekstu, ko sūtītājs nav izdarījis plāno. Zināšanas par sociālo vai kultūras kontekstu var kavēt saņēmēju arī izvēlēties norādījumus vai atbilstoši reaģēt. Arī relāciju konteksti var izkrāsot ziņojumu, jo ziņojumu no tuviem draugiem varēja saņemt savādāk nekā ziņojumu no darba vadītāja.
Atsauksmju nozīme
Ja sūtītājam nav skaidrs, vai uztvērējs ir sapratis, saziņa turpinās, piemēram, ar sekošanas palīdzību jebkuras puses jautājumi, turpmāka diskusija vai sūtītājs, sniedzot piemērus, pārfrāzējot informāciju vai izmantojot citus skaidrojuma veidus, lai iegūtu sūtītājam un saņēmējam tajā pašā tā sauktajā "viļņa garumā". Prezentācijā sūtītājs var parādīt diagrammas vai attēlus, lai auditorijai kāds punkts būtu skaidrāks vai lasītājs.
Jo vairāk ir norāžu un kanālu, kas uztvērējam ir pieejams un atvērts uztveršanai, bieži ir labāks; piemēram, e-pasta ziņojumā vai īsziņā var būt viegli sajaukt signālu vai zemtekstu, kaut arī tas pats ziņojums skaidri nonāktu cauri, ja uztvērējs dzird personas balsi vai runā ar viņu aci pret aci seja.
Grāmatā "Mērķtiecīgas komunikācijas programmu plānošana, ieviešana un novērtēšana" autori Gerijs V. Selnovs un Viljams D. Crano atzīmē, ka ķermeņa valoda un tonis nav tikai komunikācija no sūtītāja puses: "Atsauksmes starppersonu iestatījumos nodrošina tekošā konta ziņojumu, ko uztvērējs saņem. Acīmredzamas norādes, piemēram tiešie jautājumi parādiet, cik labi uztvērējs apstrādā informāciju. Bet arī smalki rādītāji var sniegt informāciju. Piemēram, uztvērēja ņurdēšana, klusēšana, kad tiek gaidīti komentāri, vai garlaicības izpausmes liecina, ka, iespējams, darbojas selektīvi ekspozīcijas vārti. "
Sūtītājam sniegtajās atsauksmēs saņēmējam var būt arī signāls un zemteksts, piemēram, reaģējot ar sarkasmu vai dusmām, kas to var palaist garām, ja atsauksmes ir tikai teksta, bet, iespējams, tās netiks garām, ja puses var vai nu redzēt vai dzirdēt viena otru, vai gan.