Iekšā biznesa rakstīšana, tehniskā rakstīšana, un citas sastāvs, instrukcijas ir rakstiski vai izteikti norādījumi procedūras veikšanai vai uzdevuma veikšanai. To sauc arī pamācoša rakstīšana.
Soli pa solim instrukcijas parasti izmanto otrās personas viedoklis (tu, tavs, tavs). Norādījumus parasti nodod Aktīvā balss un obligātais noskaņojums: uzrunājiet savu auditorija tieši.
Instrukcijas bieži tiek rakstītas numurētas veidā saraksts lai lietotāji varētu skaidri atpazīt uzdevumu secību.
Efektīvās instrukcijās parasti ir redzami elementi (piemēram, attēli, diagrammas un blokshēmas), kas ilustrē un izskaidro teksts. Norādījumi, kas paredzēti starptautiskai auditorijai, var paļauties pilnībā uz bildēm un pazīstami simboli. (Tos sauc par bezvārdīgas instrukcijas.)
Novērojumi un piemēri
"Labas instrukcijas ir nepārprotamas, saprotamas, pilnīgas, konsekventas un efektīvas." (Džons M. Penrose et al., Biznesa komunikācija vadītājiem: uzlabota pieeja, 5. ed. Thomson, 2004)
Instrukciju gaišākā puse: Rokasgrāmata nesen mirušajiem
Juno: Labi, vai jūs esat studējis rokasgrāmatu?
Ādams: Nu, mēs mēģinājām.
Juno: Starpposma nodaļā par vajāšanu ir teikts viss. Izsūtiet viņus paši. Tā ir tava māja. Vajājamās mājas nav viegli nokļūt.
Barbara: Nu, mēs to gluži nesaprotam.
Juno: ES dzirdēju. Tore jūsu sejas uzreiz. Acīmredzot neko labu nedara, lai paceltu galvu cilvēku priekšā, ja viņi jūs neredz.
Ādams: Tad mums vajadzētu sākt vienkāršāk?
Juno: Sāciet vienkārši, dariet to, ko zināt, izmantojiet savus talantus, praktizējiet. Jums jau kopš pirmās dienas vajadzēja mācīties šīs nodarbības. (Silvija Sidneja, Aleks Baldvins un Beetlejuice, 1988)
Pamatīpašības
"Instrukcijas parasti seko konsekventai soli pa solim neatkarīgi no tā, vai jūs aprakstāt, kā pagatavot kafiju vai kā salikt automašīnas motoru. Šeit ir norādījumu pamatfunkcijas:
- Konkrēts un precīzs nosaukums
- Ievads ar pamatinformāciju
- Nepieciešamo detaļu, instrumentu un nosacījumu saraksts
- Secīgi pasūtītas darbības
- Grafika
- Drošības informācija
- Secinājums kas norāda uz uzdevuma pabeigšanu
Secīgi sakārtoti soļi ir instrukciju kopuma centrālais elements, un parasti tie aizņem lielu vietu dokumentā. "
(Ričards Džonsons-Šeehans, Tehniskā komunikācija šodien. Pīrsons, 2005. gads)
Kontrolsaraksts rakstīšanas instrukcijām
- Izmantojiet īsus teikumus un īsas rindkopas.
- Sakārtojiet savus punktus loģiskā secībā.
- Izsaki savus paziņojumus konkrēts.
- Izmantojiet obligāts noskaņojums.
- Katra teikuma sākumā ielieciet vissvarīgāko priekšmetu.
- Katrā teikumā sakiet vienu lietu.
- Rūpīgi izvēlieties vārdus, izvairoties žargonā un tehniskos noteikumus, ja varat.
- Dodiet piemērs vai analoģija, ja domājat, ka paziņojums var mīlēt lasītāju.
- Pārbaudiet aizpildīto uzmetumu, lai pārliecinātos par prezentācijas loģiku.
- Nepalaidiet garām soļus un neveiciet īsceļus.
(Pielāgots no Rakstīšana ar precizitāti autors Džefersons D. Bates. Pingvīns, 2000)
Noderīgi padomi
"Instrukcijas var būt gan atsevišķi stāvoši dokumenti, gan cita dokumenta daļa. Abos gadījumos visbiežāk pieļautā kļūda ir padarīt tos pārāk sarežģītus auditorijai. Rūpīgi apsveriet lasītāju tehnisko līmeni. Izmantojiet baltā telpa, grafikas un citi dizaina elementi, lai instrukcijas būtu pievilcīgas. Vissvarīgākais, noteikti iekļaujiet atsauces par piesardzību, brīdinājumu un briesmām pirms tam soļi, uz kuriem tie attiecas. "
(Viljams Sanborns Pfeifs, Tehniskās komunikācijas kabatas ceļvedis, 4. ed. Pīrsons, 2007)
Testēšanas instrukcijas
Lai novērtētu instrukciju kopas precizitāti un skaidrību, uzaiciniet vienu vai vairākas personas ievērot jūsu norādījumus. Novērojiet to norisi, lai noteiktu, vai visas darbības ir izpildītas pareizi saprātīgā laika posmā. Kad procedūra ir pabeigta, palūdziet šai testa grupai ziņot par visām iespējamām problēmām un piedāvāt ieteikumus instrukciju uzlabošanai.