Tāpat kā pati dzīve, arī rakstīšana dažreiz var būt netīra, nomākta un grūti. Bet jūs varat nedaudz atvieglot savu darba dzīvi rediģēšana paturot prātā šos principus. Tas ir vienkārši: neatkarīgi no tā, vai rakstāt divu rindu e-pastu vai 10 lappušu atskaiti, paredziet savu lasītāju vajadzības un atcerieties četras Cs: Esiet skaidri, kodolīgi, uzmanīgi un pareizi.
Pieņemiet “jūs attieksmi”.
Tas nozīmē aplūkot tēmu no savu lasītāju viedokli, uzsverot ko viņi gribu vai vajag zināt.
- Piemērs: Es pieprasīju, lai šodien izsūtītu jūsu pasūtījumu.
- Pārskatīšana: Pasūtījumu saņemsit līdz trešdienai.
Koncentrējieties uz īsts priekšmets.
Neapglabājiet atslēgvārdu, nometot to frāzē, kas seko vājam priekšmetam.
- Piemērs: Jaunās mārketinga kampaņas ieviešana sāksies 1. jūnijā.
- Pārskatīšana: Jaunā mārketinga kampaņa sāksies 1. jūnijā.
Rakstiet aktīvi, nevis pasīvi.
Kur vien tas ir piemērots, ielieciet priekšmetu iepriekš un izveidojiet to darīt kaut kas. Aktīvā balss vispārīgi darbojas labāk nekā pasīvs, jo tas ir tiešāks, kodolīgāks un vieglāk saprotams. (Bet ne vienmēr.)
- Piemērs: Jūsu priekšlikums tika izskatīts mūsu sanāksmē 1. aprīlī, un tas nekavējoties tika iesniegts izstrādātājiem.
- Pārskatīšana: Mēs izskatījām jūsu priekšlikumu 1. aprīlī un nekavējoties iesniedzām izstrādātājiem.
Izgrieziet nevajadzīgus vārdus un frāzes.
Vārdīgi izteicieni var novērst uzmanību lasītājiem, tāpēc nogrieztu jucekli.
- Piemērs: Es rakstu šo piezīmi, jo gribu pateikt lielu paldies par atvērtās mājas organizēšanu, kas notika pagājušajā ceturtdienā.
- Pārskatīšana: Liels paldies par pagājušās ceturtdienas atvērtās mājas rīkošanu.
Neatstājiet atslēgas vārdus.
Būt skaidrs kā arī kodolīgi, mums dažreiz ir nepieciešams pievienot vārds vai divi.
- Piemērs: Glabāšanas novietne ir pirmais solis.
- Pārskatīšana: Pirmais solis ir atmiņas novietnes atbloķēšana.
Neaizmirstiet par savām manierēm.
Lūk, kur ir uzmanīgs ienāk. Ja, runājot ar kolēģiem, sakāt “lūdzu” un “paldies”, iekļaujiet šos vārdus arī savos e-pasta ziņojumos.
- Piemērs: Pirms došanās mājās, atsūtiet man žargona ziņojumu.
- Pārskatīšana: Pirms došanās mājās, lūdzu, atsūtiet man žargona ziņojumu.
Izvairieties no novecojušiem izteicieniem.
Ja vien jums nepatīk drūmi izklausīties drukāti, neļaujieties vārdiem un frāzēm nekad tiek izmantots sarunā - "pievienots šim", "tas ir padoms jums", "" pēc jūsu pieprasījuma. "
- Piemērs: Jūsu atsaucei ir pievienota iepriekšminētā akta kopija.
- Pārskatīšana: Esmu pievienojis akta kopiju.
Uzlieciet vāciņu nepiemērotajiem vārdiem un buzzwords.
Moderni izteicieni mēdz ātri nolietot viņu laipni. Ditto korporatīvajiem žargonā. Dariet visu iespējamo, lai rakstītu kā cilvēku.
- Piemērs: Dienas beigās vissvarīgākais ir tas, ka mums vajadzētu atvieglot darbiniekiem iespējas sniegt informāciju par labāko praksi.
- Pārskatīšana: Mudināsim cilvēkus izteikt priekšlikumus.
Atbrīvojiet pārveidotājus.
Kraušanas nozīmē uzkrāties modifikatori pirms lietvārda; satiksmes sastrēguma verbālais ekvivalents. Garas lietvārdu virknes var ietaupīt vārdu vai divus, taču tie var arī mīlēt jūsu lasītājus.
- Piemērs: Kosmiskā teleskopa plaša lauka planētas fotokameras instrumentu definēšanas komandas uz zemes bāzēta uzlādēta-pāra-ierīces kamera (no plkst Jaunais zinātnieks, minēts Metjū Lindsija Stīvensa lietā Zinātniskā stila smalkumi, 2007)
- Pārskatīšana: Vai?
Korektūra.
Visbeidzot, tur ir pareizība: vienmēr pārliecinieties pārbaudi savu darbu, neatkarīgi no tā, cik labi jūs domājat, ka esat nokļuvis pie otra Cs.
- Piemērs:: Steidzoties ir ļoti viegli atstāt vārdus.
- Pārskatīšana: Steidzoties ir ļoti viegli atstāt vārdus.