An korekcijas vēstule vai a prasības korekcijas vēstule ir uzņēmuma vai aģentūras pārstāvja rakstiska atbilde uz klienta atbildi prasības vēstule. Tas izskaidro, kā var (vai nevar) atrisināt problēmu ar produktu vai pakalpojumu.
Kā rīkoties, reaģējot
Ja jūsu bizness ir saņēmis prasības vēstuli no klienta, jūs vēlēsities rīkoties ar savu atbildi diplomātiski un pareizi "tu attieksme"ātri un efektīvi labot vai novērst jebkādu kaitējumu jūsu reputācijai. Pat ja sūdzību nevar atrisināt tieši tā, kā klients vēlas, vai jums tas ir jāsniedz sliktas ziņas, jūs joprojām vēlaties uztvert pozitīvu, profesionālu skaņu.
Andrea B. Geffner ilustrē tālāk:
"Pielāgošanas vēstule jāsāk ar pozitīvu paziņojumu, kurā izteikta līdzjūtība un izpratne. Jau pašā sākumā lasītājam vajadzētu uzzināt, kas tiek darīts, un šīm labajām vai sliktajām ziņām jāseko paskaidrojums. Vēstulei būtu jābeidzas ar vēl vienu pozitīvu paziņojumu, atkārtoti apstiprinot uzņēmuma labos nodomus un tā produktu vērtību, bet nekad atsaucoties uz sākotnējo problēmu.
"Neatkarīgi no tā, vai vainīgs ir jūsu uzņēmums, uz pieklājīgāko prasību ir jāatbild pat uz viskarstāko prasību. Pielāgojuma vēstule būtu nē būt negatīvam vai aizdomīgam; tam jābūt nekad apvaino klientu vai piedēvē jebkādas korekcijas. Atcerieties, ka, reaģējot pat uz nepamatotiem apgalvojumiem, uz spēles ir likts jūsu uzņēmuma tēls un labā griba. "(" Kā rakstīt labākas biznesa vēstules ", 4. ed. Barrona, 2007)
Esiet piesardzīgs, lai nekad apsolītu kaut ko tādu, ko jūsu uzņēmums nevar piegādāt (vai termiņu, kuru nevarat ievērot), jo tas tikai saasinās problēmu. Paziņojiet klientam, ka jums ir prātā viņu interesēt, un turiet durvis vaļā, lai saglabātu viņu biznesu un gūtu lielākus panākumus nākotnē.
Pat mainoties laikiem, dažas lietas paliek patiesas. Labi biznesa padomi nav mainījušies pēdējos 100 gados, kā izriet no O.C. Gallagher un L.B. Moultons "Praktiskajā biznesa angļu valodā" no 1918. gada:
"Jebkura sliktas pašsajūtas vai dusmu parādīšana korekcijas vēstulē zaudēs tā mērķi. Vienaldzība pret klienta sūdzību vai kavēšanās atbildēt uz to tāpat ir liktenīga turpmākajām biznesa attiecībām. “Jūs, nevis“ es ”attieksme aizvainotajam klientam sniegs labu humoru un pavērs ceļu patīkamai sūdzības nokārtošanai. Pielāgojuma vēstule, kurai raksturīga “tu” attieksme, kļūst par pārdošanas vēstuli. "
Sūdzību izskatīšana internetā
Tāda paša veida konsultācijas attiecas arī uz sūdzību vai sliktu pārskatu izskatīšanu, ko uzņēmumiem vai uzņēmumiem uzliek internetā vai caur sociālajiem medijiem. Jums joprojām ir jābūt diplomātiskai atbildē. Sūdzības izplatīšanas ātrumam ir būtiska nozīme, bet ne pārsteidzīgumam.
- Atcerieties, ka visu, ko ierakstījāt elektroniskā ziņojumā vai pastā, var nokopēt un pārsūtīt pasaulei lai redzētu, un pēc ievietošanas tiešsaistē vai noklikšķināšanas uz “nosūtīt” kaut ko pilnībā izdzēst ir patiešām grūti.
- Lieciet kādam to pārlasīt un pārbaudiet, vai tajā nav jutības pret kultūru vai citām iespējamām nepilnībām, pirms to izvietot.
- Izgrieziet pakaļdzīšanos - saglabājiet sabiedrībai paredzēto tekstu īsu un precīzu.
- Vienmēr ir vēss, reaģējot uz kritiku tiešsaistē, citādi problēma var spirālveida. Jebkurš teksts tiešsaistē ietekmē jūsu zīmolu un reputāciju.
Veiksmīgai sūdzības vai pretenzijas atrisināšanai ir arī spēja izplatīties tālu un plaši, lai arī diemžēl tā nav tik ātra vai plaša kā slikta izskatīšana vai sūdzība.
Avoti
Džeralds Dž. Alreds, Čārlzs T. Brusaw un Walter E. Oliu, "Biznesa rakstnieka rokasgrāmata", 10. ed. Makmillans, 2011. gads.
Filips C. Kolins, "Veiksmīga rakstīšana darbā", 9. ed. Wadsworth Publishing, 2009. gads.